3.3 Formato dei dati per l’importazione

I dati devono essere contenuti in un foglio di excel denominato foglio1 ed il formato deve essere il seguente:

All'interno del foglio non e' necessario includere l’intestazione(nell’esempio sopra e’ stata riportata per maggior chiarezza) e gli importi devono contenere il segno.

Generalmente il segno rispetta la natura del conto, così per esempio se si tratta di un conto Banca attiva che, per sua natura sta nell’attivo del patrimoniale, se il segno è positivo allora vuol dire che il segno della banca è effettivamente positivo, altrimenti se il segno e’ negativo si tratta di un conto che generalmente e’ positivo ma nel caso specifico era negativo in quanto la banca era in rosso.

Un altro esempio è quello dei fondi di ammortamento che per loro natura starebbero nel passivo del patrimoniale ma correttamente sono stati classificati nell’attivo con segno in rettifica delle immobilizzazioni e dunque assumono segno negativo.

In quest’altro esempio si vede come sia i ricavi che i costi abbiano segno positivo, cio’ in quanto entrambi sono classificati in avere e in dare e non presentano delle anomalie.

Tuttavia in alcuni casi i software trattano i ricavi con il segno - e i costi con il segno + e lo stesso per le attivita’ che vengono gestite con il segno + mentre le passivita’ con il segno -, in questo caso nell’importazione del bilancio di verifica verranno mantenuti i segni originari con questa classificazione.

Nel caso che il file contenesse delle righe vuote il programma termina l’elaborazione in quanto interpreta la prima riga vuota come fine del file .E’ opportuno quindi assicurarsi che il file di excel da importare non contenga righe vuote.

Il programma gestisce la ridondanza dei conti e nel caso siano presenti nel file di importazione sia i mastri che i capoconti che i sottoconti, scarta i mastri e i capoconti in presenza di un sottoconto che contiene gli stessi codici iniziali del mastro e del capoconto.

Per esempio nel caso il file di importazione dati contenga i seguenti record

Il programma importerà solamente i record:

 
E scarterà i seguenti record in quanto ha rilevato che esistono dei sottoconti

Viceversa in presenza di un mastro di tipo Clienti e Fornitori dove non siano presenti i codici dei clienti e dei fornitori importera’ i mastri clienti e fornitori con i totali per clienti e fornitori.

INSERIMENTO PIANO DEI CONTI COMPLETO DI MASTRI. Se si vuole fare in modo di inserire in anagrafica piano dei conti un piano dei conti completo con mastri e capoconti anche se per le formule si utilizzeranno solo i sottoconti, e’ possibile importare un piano dei conti in excel con dei valori fittizi  pari ad 1 o 0 in modo che Easybil crei il piano dei conti contabile interno in easybil simile a quello utilizzato in contabilità, poi verranno importati i bilanci solo con i sottoconti attivando il filtraggio e il falso bilancio utilizzato per importare il piano dei conti verrà sostituito con i nuovi valori dei sottoconti.